Umsókn um viðurkenningu sem farmverndaraðili
1. Almennt um þessar leiðbeiningar
Í lögum um siglingavernd númer 50/2004 er gert ráð fyrir því að Skatturinn hafi umsjón með framkvæmd reglna um farmvernd. Tölvukerfi farmverndar er hannað með það fyrir augum að starfsmenn fyrirtækja sem og tollstarfsmenn og aðrir eftirlitsmenn sem vinna að farmverndinni geti unnið sín verk að mestu leyti á netinu.
Þessar leiðbeiningar eru ætlaðar forráðamanni farmverndar hjá fyrirtæki. Þá er átt við forráðamann fyrirtækisins eða fulltrúa hans sem undirritaði umsókn fyrirtækisins um að verða viðurkenndur farmverndaraðili og ber síðan ábyrgð á framkvæmd farmverndar hjá fyrirtækinu.
Í leiðbeiningunum er gerð grein fyrir meginþáttum í þeim hluta tölvukerfisins sem forráðamenn nota. Hér eru þó ekki leiðbeiningar um útfyllingu einstakra svæða í skjámyndum; þær leiðbeiningar eru í staðinn birtar sem hjálpartexti í skjámyndunum sjálfum.
2. Fyrirtæki sækir um viðurkenningu sem farmverndaraðili
Til að fá viðurkenningu sem farmverndaraðili verður fyrirtæki að fylla út sérstaka umsókn á vefnum. Forráðamaður fyrirtækis má fylla umsóknina út. Að auki verður að prenta umsóknina út, undirrita hana og senda síðan til Skattsins.
2.1. Fylla út umsókn á vef
Til að fylla út umsókn, er best að byrja á að fara inn á vefsvæði farmverndar, https://farmvernd.tollur.is, og smella þar á Umsókn um aðild í borða. Fylla verður umsóknina út á vefnum eins og leiðbeiningar með umsókninni segja til um. Þegar búið er að skrá inn allar upplýsingar er smellt á hnappinn Halda áfram.
2.2. Staðfesta umsókn á vef
Þegar búið er að fylla út umsóknina á vefnum og smella á hnappinn Halda áfram birtist ný síða með þeim upplýsingum sem settar verða í umsóknina. Ef allar upplýsingar í skjámyndinni eru réttar er umsóknin vistuð á vefnum með því að smella á hnappinn Staðfesta umsókn.
2.3. Tveir tölvupóstar - prenta svo út umsókn af vef
Þegar búið er að staðfesta umsóknina er sendur sérstakur tölvupóstur á tölvupóstfang sem forráðamaður tilgreindi í umsókninni. Forráðamaður þarf að lesa tölvupóstinn og smella á slóð sem er tilgreind í tölvupóstinum til að staðfesta netfang sitt.
Þegar búið er að staðfesta tölvupóstfangið er sendur annar tölvupóstur til forráðamanns. Þegar forráðamaður smellir á slóðina í tölvupóstinum opnast ný síða á vefnum þar sem prentvæn útgáfa af umsókninni er birt. Forráðamaður verður að prenta út umsóknina.
2.4. Undirrita umsókn
Að útprentun lokinni þarf forráðamaður að undirrita umsóknina.
2.5. Senda undirritaða umsókn til Skattsins
Þegar forráðamaður er búinn að undirrita umsóknina á að senda hana til SKattsins á það heimilisfang sem tilgreint er á umsókn.
Nú getur forráðamaður ekki gert meira að sinni vegna umsóknarinnar, sem fer nú til vinnslu hjá Skattinum. Þegar vinnslu er lokið fær forráðamaður sendan tölvupóst með leiðbeiningum um framhaldið. Tölvupóstur er alltaf sendur á tölvupóstfang forráðamanns sem tilgreint var í umsókn.
3. Skatturinn yfirfer skriflega umsókn
Þegar skrifleg umsókn berst Skattinum er hún tekin til vinnslu. Vinnslu umsóknar má skipta í tvo megin hluta. Fyrst er athugað hvort fyrirtæki uppfylli ekki öll skilyrði sem sett eru um viðurkenningu sem farmverndaraðili. Síðan er athugað hvort farmverndarfulltrúar uppfylli ekki öll skilyrði.
3.1. Fyrirtæki samþykkt. Tilkynning til forráðamanns eða fulltrúa hans
Þegar fyrirtæki er samþykkt er það staðfest með því að senda tölvupóst til forráðamanns. Í tölvupóstinum er einnig tilgreind slóð sem forráðamaður notar til að tengjast vefsvæði farmverndar.
3.2. Athugasemdir við umsókn. Tilkynning til forráðamanns eða fulltrúa hans
Ef eitthvað er athugavert við umsóknina þannig að ekki er hægt að samþykkja hana, hefur Skatturinn samband við forráðamann farmverndar, sem tilgreindur er á umsókninni.
3.3. Farmverndarfulltrúi samþykktur. Tilkynning til forráðamanns eða fulltrúa hans
Þegar farmverndarfulltrúi er samþykktur er það staðfest með því að senda tölvupóst til forráðamanns. Forráðamaðurinn þarf sjálfur að láta farmverndarfulltrúann vita að hann sé kominn með aðgang að farmverndarkerfinu. Farmverndarfulltrúi getur nú tengst farmverndarkerfinu með því að nota slóðina, sem tilgreind var í tölvupóstinum.
Nánari upplýsingar um vinnuumhverfi farmverndarfulltrúa eru í öðru hjálparskjali.
3.4. Farmverndarfulltrúi ekki samþykktur
Ef farmverndarfulltrúi uppfyllir einhverra hluta vegna ekki sett skilyrði, hefur Skatturinn samband við forráðamann fyrirtækisins.